Yrityksen myyntiprosessi: lisää aikaa asiakastyöhön = enemmän myyntiä
Myyntitoiminnan tehostaminen kuuluu aina ja lähtemättömästi myyntijohtajan agendalle, sillä vain tehokas myynti takaa hyvät myyntitulokset. Mutta mitä tehokkuus oikeastaan on, ja mitkä asiat siihen vaikuttavat?
Yksinkertainen vastaus on, että kysymys on siitä, kuinka hyvin myyjät kykenevät tekemään myyntiä ja saavuttamaan myyntitavoitteensa. Tehokkuus taas on sitä parempi, mitä suurempi osa myyjistä kokonaisuutena pääsee tavoitteisiin.
Tähän taas vaikuttaa moni asia, joista lisää seuraavassa.
Yrityksen myyntiprosessi: myynnin tehokkuuden vähentäjät
1. Mielestäni keskeisin myynnin tehokkuutta rokottava asia ovat ne työtehtävät, jotka eivät liity myyntiin millään tavalla: myyjät saattavat tehdä myyntityön ohessa esimerkiksi laskutusta tai muita hallinnollisia tehtäviä, jotka voisi hyvin tehdä kuka tahansa muukin.
Erityisesti tätä näkee yrityksissä, joissa toimintahistoria on pitkä, ja myyjien työpöydälle on vuosien saatossa etsiytynyt tehtäviä, jotka ovat suoraan pois asiakkaiden kanssa käytetystä ajasta.
Siispä mikäli myyjä käyttää esimerkiksi 30 % työajastaan asiakkaan kanssa, johtaa myyntijohtajakin oikeastaan vain 30 % myyntitoiminnasta.
2. Toinen merkittävä tehokkuutta vähentävä tekijä on tietojen etsiminen ja kaiveleminen eri järjestelmistä. Erinäisten Excelien ja järjestelmien pyörittely on luonnollisesti suoraan pois ajasta, jonka voisi käyttää asiakkaiden palvelemiseen.
Erityisesti suuret myyntiprojektit hajoavat moneen erilliseen sovellukseen, joilla tehdään laskentaa ja dokumentointia, ja niiden käsittely ja hallinta on haasteellista ja aikaa vievää.
3. Kolmas tehokkuuteen merkittävästi vaikuttavat tekijä on arvatenkin huonosti toimiva CRM-järjestelmä, joka yhdistyy huonoon johtamiseen. Tällainen järjestelmä ei kykene tarjoamaan riittävästi tietoa prospektointiin tai asiakkaisiin liittyen, vaan niitä täytyy etsiä aivan muualta.
Järjestelmä voi olla hankala käyttää, tai se pyytää myyjää täyttämään kaikkea mahdollista, jolla ei varsinaisesti ole kytkentää myyjän arkipäivään. Automaatioiden ja integraatioiden puuttuminen pakottaa myyjän tekemään monia turhia toimenpiteitä aina uudestaan.
Monesti ongelma piilee siinä, että järjestelmiä käytetään puutteellisesti: toimenpiteitä ei kirjata, muistioita ei tehdä, eikä päätöksentekopäivämääristä pidetä huolta.
Kirjoitin myynnin johtamista käsittelevässä artikkelissani näin:
“Kun CRM ei enää palvele myyntiä ja myynnin johtamista, tulee siitä riippakivi. Useimmiten vika ei kuitenkaan ole työkalussa, vaan syvemmällä myynnin prosesseissa, CRM:n käyttötavoissa sekä datan laadussa.”
Huono, vanhentunut tai vaikeakäyttöinen CRM siis ruokkii helposti huonoja tapoja, mutta on silti tärkeä ymmärtää, että mikäli CRM:n tiedot ovat puutteellisia tai vanhentuneita, ei vika kuitenkaan yleensä ole järjestelmässä. Kyseessä on silloin paljon suurempi, myynnin johtamiseen liittyvä haaste.
Yrityksen myyntiprosessi: myynnin tehokkuuden lisääjät
Myynnin tehottomuuteen liittyvät ongelmat tuntuvat siis piilevän monissa erilaisissa asiakokonaisuuksissa.
1. Tehostustoimenpiteitä suunniteltaessa ensimmäinen ja tärkein asia on selvittää, minkälaisia tehtäviä myyjien työpöydällä on, eli käytännössä mihin kaikki ei-myymiseen-käytettävä aika valuu. Tämän jälkeen voidaan siivota pois kaikki sellainen, mikä ei ole oman organisaation myyntitoiminnan kannalta olennaista, ja josta myyjälle ei haluta maksaa.
Tämän pohdinnan tuloksena huomataan varsin usein, että myyjän pitäisi olla hyvä myymisessä, ja siitä hänen kuuluisi palkkansakin saada. Lopputuloksen pitäisi olla, että myyjä käyttäisi enemmän aikaa asiakkaan kanssa.
2. Toinen helppo tapa lisätä tehokkuutta on katsoa yksinkertaisesti millä työkaluilla myyjä päivästään ja myyntiprojekteistaan selviää. Mikäli työkaluja alkaa olla useita, kuten E-mail, Slack, Trello, Powerpoint, Excel, Word, Teams, LinkedIn, Facebook, WhatsApp, HubSpot, Vainu ja Leadfeeder, saattaa se yksinkertaisesti olla merkki siitä, että jotakin ei nyt tehdä oikein.
Ensimmäisenä kannattaa katsoa mitkä sovellukset voidaan suoraa integroida CRM-järjestelmään siten, että ne tuottavat tarvittavat tiedon automaattisesti esim. asiakasyrityksen kohdalle. Lisäksi kannattaa päättää mikä sovellus on oikeastaan se, millä pääsääntöisesti kommunikoidaan asiakkaiden kanssa.
3. Kolmanneksi on syytä kääntää katse itse CRM-järjestelmään: mikä sen rooli oikeastaan on, ja mitä sillä pitäisi pystyä tekemään. CRM-järjestelmä nimittäin on aivan liian kallis työkalu toimimaan pelkkänä johdon raportointijärjestelmänä, parempiakin on.
Sen sijaan CRM-järjestelmä on myynnin tekemisen järjestelmä, ja siihen sitä tulee pääasiallisesti myös käyttää.
Hyvä happotesti on kokeilla kellottaa, kuinka kauan kestää myyntimahdollisuuden avaaminen ja kaupan tekeminen järjestelmän avulla. Mikäli kaupan tekeminen osoittautuu aivan liian monimutkaiseksi ja aikaa vieväksi savotaksi, on syytä miettiä järjestelmän reboottausta, eli modernisointia sellaiseksi, että siitä on aidosti hyötyä myyntityössä.
Siispä lisää aikaa asiakastyöhön on yhtä kuin enemmän myyntiä
Kuten huomattiin, tehokkuus on varsin usein sidoksissa oikeaan ajankäyttöön. Tämä tarkoittaa aikaa asiakkaan kanssa. Oheinen yksinkertainen laskentaesimerkki selventää tilannetta:
- Oletetaan, että paremmalla roolituksella, oikean tiedon löytämisellä oikeasta paikasta oikeaan aikaan, ja järjestelmien sujuvalla käytöllä, vapautuu aikaa jokaiselta myyjältä 10 % päivässä.
- Kun työpäivän pituus on 8 tuntia, vapautuu lisäaikaa asiakastyöhön tällöin 45 minuuttia päivässä. Tämä on yhtä kuin 15 tuntia kuukaudessa, eli lähes kuukausi vuodessa.
- Kun tämä kerrotaan myyjien määrällä, saa jonkinlaisen käsityksen siitä mitä tehokkuus tarkoittaa – ja kuinka paljon lisää kauppaa tehostamisella voidaan saada aikaan.
Mikäli olet hankkimassa tai uudistamassa CRM-järjestelmää, ota meihin yhteyttä!
Jaamme mielellämme kaiken osaamisemme kanssasi paremman myynnin aikaansaamiseksi.
Ja jos pidit tästä artikkelista, katso myös nämä:
