Markkinoinnin automaatio- tai CRM-järjestelmän hankinta on iso investointi, joten sen soisi menevän alusta pitäen putkeen. Kriittisin vaihe onnistumisen kannalta on monesti itse järjestelmien käyttöönotto. Mitä HubSpotin käyttöönotto oikeastaan tarkoittaa?
Käyttöönoton voi tehdä monella tavalla. Teknisesti se ei ole vaikeaa, ja sen voi tehdä suhteellisen helposti itsekin.
On myös paljon kumppaneita, jotka tarjoavat HubSpotin käyttöönottoa palveluna. Advance B2B on yksi vaihtoehto. Eri kumppanien lähestymisessä on kuitenkin eroja: osa lähestyy asiaa teknisestä näkökulmasta, osa keskittyy käyttöönotossa liiketoiminnan vauhdittamiseen.
Miten siis valita omalle yritykselle oikea lähestymistapa HubSpotin käyttöönottoon?
Tässä artikkelissa kerron Advance B2B:n näkemyksen HubSpotin käyttöönoton parhaista käytännöistä, eli miten me teemme käyttöönottoprojektin.
Toivottavasti saat siitä apua oman päätöksesi tueksi ja vaihtoehtojen vertailuun!
Meillä käyttöönotto sisältää tyypillisesti neljä päävaihetta:
Jokaisella järjestelmähankkeella on sama lähtökohta: jokin mättää nykytilanteessa. Sitä mekin lähdemme penkomaan, usein jo ensimmäisessä tapaamisessa. Sen tarkoitus on selvittää, onko HubSpot teille sopiva ratkaisu.
(Jos tämän asian selvittäminen on teille ajankohtaista juuri nyt, kannattaa varata ilmainen ja sitoumukseton HubSpot-demo tästä!)
Jos HubSpot saa vihreää valoa, varsinainen nykytilanteen kartoitus alkaa workshopilla, jossa käymme läpi järjestelmiin, prosesseihin, ihmisiin ja liiketoiminnan tavoitteisiin liittyvät haasteet. Löydökset ovat esimerkiksi seuraavanlaisia:
Oleellinen asia nykytilanteen kartoituksessa on keskittyä erityisesti niihin haasteisiin, jotka haittaavat tavoitteiden saavuttamista. Niiden korjaamisesta aloitetaan, muut kirjataan backlogiin. Kun tavoitetila ja haasteet ovat selvät, edetään käyttöönottoprojektissa kaupallisen prosessin uudelleenmuotoiluun.
Nykytilanteen kartoitukseen menee tyypillisesti 1–2 viikkoa.
Kun HubSpotin kaltaista systeemiä pohditaan, kehitettävää on todennäköisesti muuallakin kuin vain järjestelmissä. Ei ole järkeä investoida HubSpotiin, mutta rakentaa se huteralle maaperälle.
Jotta näin ei kävisi, suunnittelemme kanssasi uusiksi markkinoinnin ja myynnin prosessit HubSpotin ominaisuudet huomioiden. Koska markkinointi ja myynti ovat käytännössä yksi ja sama asia, käytämme tästä vaiheesta termiä kaupallisen prosessin uudelleenmuotoilu.
Tässä vaiheessa on välttämätöntä saada mukaan sekä markkinoinnin että myynnin edustajat. Yhteisvoimin määrittelemme esimerkiksi seuraavat asiat:
Koska prosessin uudelleenmuotoilussa on mukana useita henkilöitä, kalenterointiin täytyy varata aikaa. Vaiheeseen menee tyypillisesti 3–4 viikkoa.
Mielestäni prosessien uudelleenmuotoilu on projektin tärkein vaihe, jotta tavoitteet voidaan saavuttaa. Samalla houkutus tämän vaiheen skippaamiseen on suuri, koska se vie eniten aikaa ja lisää jonkin verran myös kustannuksia.
Mikäli valitsitte HubSpotin sekä markkinointiin ja myyntiin, voitte kuitenkin hyvillä mielin taputella toistenne selkiä. HubSpot on mainio valinta yhteiseksi työkaluksi, ja sen avulla kaupallinen prosessi saadaan saumattomaksi ilman integraatioita eri työkalujen välillä.
Lopputuloksena syntyy dokumentaatio uusista prosesseista, visio kehityspolusta ja tietomalli, jolla HubSpot otetaan käyttöön. Kun vaihe on valmis, siirrytään tekniseen toteutukseen.
Mikään ei estä hyppäämästä suoraan tähän vaiheeseen ja asetusten säätämiseen, sillä HubSpot on tehty varsin helpoksi ottaa käyttöön. Meidän mallimme mukaiset vaiheet tuovat kuitenkin niin paljon arvoa, että ne kannattaa jättää väliin vain painavista syistä.
Mitä varsinaisessa käyttöönotossa sitten tapahtuu?
Se riippuu HubSpotin laajuudesta, mutta otetaan esimerkiksi HubSpot CRM yhdessä Marketing ja Sales Hubien Professional lisensseillä.
Käyttöönottoon menee noin 2–3 viikkoa. Sinullekin tulee tässä vaiheessa hommia, esimerkiksi koordinoida domainien DNS-asetukset kuntoon. Projektisuunnitelmasta käy ilmi, mitä sinulta odotetaan. Projektin statuksen näet myös Trellosta, jota käytämme projektinhallintaan.
Käyttöönotto päättyy, kun kaikki on hyväksytty ja valmista, minkä jälkeen siirrytään koulutukseen.
Koulutuksen tavoitteena on varmistaa, että kaikki osaavat käyttää uutta järjestelmää ja ymmärtävät, miten tieto kulkee taustalla. Sisältö määritellään asiakkaan tarpeiden mukaan, ja se koostuu esimerkiksi seuraavista asioista:
Mikäli olet HubSpot-käyttöönottoprojektin omistaja, sinulle on jo käyttöönoton aikana syntynyt hyvä käsitys HubSpotista ja sen ominaisuuksista. Se auttaa sinua huomaamaan erityistarpeet, joita teidän yrityksellä HubSpotin suhteen on. Nämä huomioidaan koulutuksen sisällössä.
Yksi koulutus kestää noin kaksi tuntia, ja niitä pidetään niin monta kuin on tarvetta.
HubSpotin käyttöönoton hintalappu tietysti kiinnostaa ja on merkittävä tekijä vaihtoehtoja vertailtaessa.
Tyypillisesti HubSpot-käyttöönotto maksaa työmäärästä ja käyttöönotettavien palvelujen määrästä riippuen 5 000 - 12 000 € + Alv.
Liikehdintää hintalapussa aiheuttavat muun muassa:
Järjestelmän lisenssin HubSpot veloittaa suoraan käyttäjältä. Hintaan vaikuttavat lisenssitaso sekä mahdolliset lisäosat. Tarkemmat hinnat löydät HubSpotin sivustolta — meiltä saat sparrausapua oikean lisenssitason sekä tarvittavien lisäosien valintaan (kerromme rehellisesti myös, jos meistä vaikuttaa siltä, ettei HubSpot ole oikea ratkaisu).
Koko käyttöönottoprojektin kesto on noin 4–8 viikkoa. Vaikka projektissa tapahtuu paljon asioita, se on lopulta suoraviivaista, mukavaa ja tuloksellista tekemistä.
Uusiin HubSpot-käyttöönottoihin kuuluu lisäksi vakiona asiakkaan valitsema 1-3 kuukauden tukipalvelu, joka käynnistyy käyttöönoton jälkeen.