Markkinoinnin automaatio- tai CRM-järjestelmän hankinta on iso investointi, joten sen soisi menevän alusta pitäen putkeen. Kriittisin vaihe onnistumisen kannalta on monesti itse järjestelmien käyttöönotto. Mitä HubSpotin käyttöönotto oikeastaan tarkoittaa?
Käyttöönoton voi tehdä monella tavalla. Teknisesti se ei ole vaikeaa, ja sen voi tehdä suhteellisen helposti itsekin.
On myös paljon kumppaneita, jotka tarjoavat HubSpotin käyttöönottoa palveluna. Advance B2B on yksi vaihtoehto. Eri kumppanien lähestymisessä on kuitenkin eroja: osa lähestyy asiaa teknisestä näkökulmasta, osa keskittyy käyttöönotossa liiketoiminnan vauhdittamiseen.
Miten siis valita omalle yritykselle oikea lähestymistapa HubSpotin käyttöönottoon?
Tässä artikkelissa kerron Advance B2B:n näkemyksen HubSpotin käyttöönoton parhaista käytännöistä, eli miten me teemme käyttöönottoprojektin.
Toivottavasti saat siitä apua oman päätöksesi tueksi ja vaihtoehtojen vertailuun!
HubSpotin käyttöönotto à la Advance B2B
Meillä käyttöönotto sisältää tyypillisesti neljä päävaihetta:
- Nykytilanteen kartoitus
- Kaupallisen prosessin uudelleenmuotoilu
- Tekninen toteutus
- Koulutus
1. HubSpotin käyttöönotto: nykytilanteen kartoitus
Jokaisella järjestelmähankkeella on sama lähtökohta: jokin mättää nykytilanteessa. Sitä mekin lähdemme penkomaan, usein jo ensimmäisessä tapaamisessa. Sen tarkoitus on selvittää, onko HubSpot teille sopiva ratkaisu.
(Jos tämän asian selvittäminen on teille ajankohtaista juuri nyt, kannattaa varata ilmainen ja sitoumukseton HubSpot-demo tästä!)
Jos HubSpot saa vihreää valoa, varsinainen nykytilanteen kartoitus alkaa workshopilla, jossa käymme läpi järjestelmiin, prosesseihin, ihmisiin ja liiketoiminnan tavoitteisiin liittyvät haasteet. Löydökset ovat esimerkiksi seuraavanlaisia:
Esimerkkejä järjestelmän haasteista:
- Myynti ja markkinointi ovat eri järjestelmissä, eivätkä kytkeydy toisiinsa
- Järjestelmien tiedot ovat kuraa
- Järjestelmiä ei ole alun perinkään rakennettu markkinointiin ja myyntiin, vaan lähinnä asiakastiedon varastoksi
- Järjestelmiä ei ole päivitetty systemaattisesti, minkä vuoksi kokonaisuus on sekamelska
- Raportointi on mahdotonta, koska tietoa ei saa ulos tai se puuttuu kokonaan
Esimerkkejä prosessien haasteista:
- Markkinointi ei tiedä, mitä tuotetuille liideille tapahtuu vai tapahtuuko mitään
- Tämän vuoksi liidien laatu ei koskaan parane, koska kukaan ei kerro johtiko liidi oikeasti kauppaan
- Siksi markkinoinnin tuottoa ei voida laskea
- Tietoja ei ole pakko syöttää järjestelmiin tai jokainen voi syöttää ne sinne parhaaksi katsomallaan tavalla
- Pipeline pursuaa epärelevantteja dealeja, koska myynnin prosessi sallii sen
Esimerkkejä henkilöihin/kulttuuriin liittyvistä haasteista:
- Liidin käsite riippuu siitä, keneltä kysytään
- Yhteiset pelisäännöt ovat olemassa, mutta niitä ei noudateta. Taina kirjaa tiedot järjestelmään intran prosessikuvauksen mukaisesti, Jari ja Lotta muokkasivat omat säännöt omille tiimeilleen ja Pekka luottaa vain exceleihinsä, kuten ennenkin
- Markkinoija ei tunne myyjän elämää, eikä myyjä markkinoijan
- Markkinointi ei saa asioita eteenpäin, koska se koetaan tukifunktiona niin kauan kunnes sen tuotto pystytään osoittamaan
- Markkinointi siirtyi inboundiin, myynti myy kuten aina ennenkin
Esimerkkejä liiketoiminnan haasteista:
- Myynti on saatava kasvuun tietyllä kohdemarkkinalla
- Markkinointia ja myyntiä ei voida ennustaa eikä johtaa, koska järjestelmään kirjataan mitä sattuu
- Olemassa olevia asiakkuuksia pitäisi kasvattaa lisä- ja ristiinmyynnillä
- Asiakaspito on huono (eli perälauta vuotaa)
- Tunnettuus pitää saada paremmaksi
- Asiakkaiden mielikuva yrityksestä on väärä: kukaan ei ole kuullut vuosi sitten lanseeratusta uudesta palvelusta, jolla on kovat kasvutavoitteet
Oleellinen asia nykytilanteen kartoituksessa on keskittyä erityisesti niihin haasteisiin, jotka haittaavat tavoitteiden saavuttamista. Niiden korjaamisesta aloitetaan, muut kirjataan backlogiin. Kun tavoitetila ja haasteet ovat selvät, edetään käyttöönottoprojektissa kaupallisen prosessin uudelleenmuotoiluun.
Nykytilanteen kartoitukseen menee tyypillisesti 1–2 viikkoa.
2. HubSpotin käyttöönotto: kaupallisen prosessin uudelleenmuotoilu
Kun HubSpotin kaltaista systeemiä pohditaan, kehitettävää on todennäköisesti muuallakin kuin vain järjestelmissä. Ei ole järkeä investoida HubSpotiin, mutta rakentaa se huteralle maaperälle.
Jotta näin ei kävisi, suunnittelemme kanssasi uusiksi markkinoinnin ja myynnin prosessit HubSpotin ominaisuudet huomioiden. Koska markkinointi ja myynti ovat käytännössä yksi ja sama asia, käytämme tästä vaiheesta termiä kaupallisen prosessin uudelleenmuotoilu.
Tässä vaiheessa on välttämätöntä saada mukaan sekä markkinoinnin että myynnin edustajat. Yhteisvoimin määrittelemme esimerkiksi seuraavat asiat:
- Kriteerit kontaktin elinkaaren vaiheisiin (lifecycle stage)
- Liidiprosessi: MQL- ja SQL-kriteerit sekä liidien pisteytys
- Pipelinen vaiheet
- Mitä tietoa vaaditaan, että myyntimahdollisuus voi siirtyä pipelinen vaiheesta toiseen?
- Kenelle tieto uudesta liidistä tai sen hylkäyksestä lähetään? Mitä toimintoja se käynnistää?
- Kenelle tieto myyntimahdollisuuden häviämisestä lähetetään? Mitä toimintoja se käynnistää?
- Raportointi: mitä järjestelmästä pitää nähdä, jotta myyntiä ja markkinointia voidaan johtaa?
- Integraatiot muihin järjestelmiin: mihin suuntaan mikäkin tieto kulkee ja missä on master?
- Automaatiot: mitä viestiä menee asiakkaalle ja miten prosessia ohjataan taustalla?
Koska prosessin uudelleenmuotoilussa on mukana useita henkilöitä, kalenterointiin täytyy varata aikaa. Vaiheeseen menee tyypillisesti 3–4 viikkoa.
Mielestäni prosessien uudelleenmuotoilu on projektin tärkein vaihe, jotta tavoitteet voidaan saavuttaa. Samalla houkutus tämän vaiheen skippaamiseen on suuri, koska se vie eniten aikaa ja lisää jonkin verran myös kustannuksia.
Mikäli valitsitte HubSpotin sekä markkinointiin ja myyntiin, voitte kuitenkin hyvillä mielin taputella toistenne selkiä. HubSpot on mainio valinta yhteiseksi työkaluksi, ja sen avulla kaupallinen prosessi saadaan saumattomaksi ilman integraatioita eri työkalujen välillä.
Lopputuloksena syntyy dokumentaatio uusista prosesseista, visio kehityspolusta ja tietomalli, jolla HubSpot otetaan käyttöön. Kun vaihe on valmis, siirrytään tekniseen toteutukseen.
3. HubSpot käyttöönotto: tekninen toteutus
Mikään ei estä hyppäämästä suoraan tähän vaiheeseen ja asetusten säätämiseen, sillä HubSpot on tehty varsin helpoksi ottaa käyttöön. Meidän mallimme mukaiset vaiheet tuovat kuitenkin niin paljon arvoa, että ne kannattaa jättää väliin vain painavista syistä.
Mitä varsinaisessa käyttöönotossa sitten tapahtuu?
Se riippuu HubSpotin laajuudesta, mutta otetaan esimerkiksi HubSpot CRM yhdessä Marketing ja Sales Hubien Professional lisensseillä.
Teemme käyttöönotossa mm. seuraavia asioita:
- Järjestelmän perusasetukset
- Kontakteihin, yrityksiin ja dealeihin liittyvien tietokenttien luominen
- Tietomallin mukaiset custom propertyt
- Myynti- ja markkinointiprosessien mukaiset näkymät
- Myynti- ja markkinointiprosessin mukaiset automaatiot
- Landing paget
- Lomakkeet
- Sähköpostipohja
- Sähköpostien ja kalenterin integroiminen HubSpotiin
- Myynnin sähköpostisekvenssit
- Taskien määrittely
- Raportit ja dashboard-näkymät
- Mahdolliset integraatiot järjestelmien välillä
- Kontaktien ja yritysten lataaminen HubSpotiin
Käyttöönottoon menee noin 2–3 viikkoa. Sinullekin tulee tässä vaiheessa hommia, esimerkiksi koordinoida domainien DNS-asetukset kuntoon. Projektisuunnitelmasta käy ilmi, mitä sinulta odotetaan. Projektin statuksen näet myös Trellosta, jota käytämme projektinhallintaan.
Käyttöönotto päättyy, kun kaikki on hyväksytty ja valmista, minkä jälkeen siirrytään koulutukseen.
4. HubSpotin käyttöönotto: koulutus
Koulutuksen tavoitteena on varmistaa, että kaikki osaavat käyttää uutta järjestelmää ja ymmärtävät, miten tieto kulkee taustalla. Sisältö määritellään asiakkaan tarpeiden mukaan, ja se koostuu esimerkiksi seuraavista asioista:
- HubSpot CRM:n käsitteet
- Kontakti-, yritys- ja deal-tietueet
- Markkinoinnin työkalut
- Myynnin työkalut
Mikäli olet HubSpot-käyttöönottoprojektin omistaja, sinulle on jo käyttöönoton aikana syntynyt hyvä käsitys HubSpotista ja sen ominaisuuksista. Se auttaa sinua huomaamaan erityistarpeet, joita teidän yrityksellä HubSpotin suhteen on. Nämä huomioidaan koulutuksen sisällössä.
Varsinainen koulutus pitää sisällään:
- Koulutuksen etänä tai paikan päällä
- Tallenteen koulutuksesta
- Koulutusmateriaalit
Yksi koulutus kestää noin kaksi tuntia, ja niitä pidetään niin monta kuin on tarvetta.
Mitä HubSpot-käyttöönotto maksaa, ja miten hinta määräytyy?
HubSpotin käyttöönoton hintalappu tietysti kiinnostaa ja on merkittävä tekijä vaihtoehtoja vertailtaessa.
Tyypillisesti HubSpot-käyttöönotto maksaa työmäärästä ja käyttöönotettavien palvelujen määrästä riippuen 5 000 - 12 000 € + Alv.
Liikehdintää hintalapussa aiheuttavat muun muassa:
- HubSpotin käyttöönoton laajuus: otetaanko käyttöön esimerkiksi pelkkä CRM, vai lisäksi Marketing Hub ja /tai Sales Hub tai Service Hub?
- Kaupallisen prosessin uudelleenmuotoilun laajuus
- Toteutettavien automaatioiden määrä/monimutkaisuus
- Custom-kenttien määrä
- Kieliversiot
- HubSpot lisenssi (free, starter, professional, enterprise)
- Integraatiot
- Koulutusten määrä
Järjestelmän lisenssin HubSpot veloittaa suoraan käyttäjältä. Hintaan vaikuttavat lisenssitaso sekä mahdolliset lisäosat. Tarkemmat hinnat löydät HubSpotin sivustolta — meiltä saat sparrausapua oikean lisenssitason sekä tarvittavien lisäosien valintaan (kerromme rehellisesti myös, jos meistä vaikuttaa siltä, ettei HubSpot ole oikea ratkaisu).
Koko käyttöönottoprojektin kesto on noin 4–8 viikkoa. Vaikka projektissa tapahtuu paljon asioita, se on lopulta suoraviivaista, mukavaa ja tuloksellista tekemistä.
Uusiin HubSpot-käyttöönottoihin kuuluu lisäksi vakiona asiakkaan valitsema 1-3 kuukauden tukipalvelu, joka käynnistyy käyttöönoton jälkeen.
- Tukipalvelujakson aikana ratkomme mitä tahansa eteen tulevia ongelmia, sekä jatkamme esimerkiksi spesifeihin käyttötarkoituksiin liittyviä koulutuksia. Laajempiin paketteihin kuuluu myös proaktiivista järjestelmän kehittämistä, optimointia sekä raportointia.
- Tukipalvelun hintoihin ja pakettien sisältöön voit tutustua tarkemmin palvelusivullamme.
Mitä seuraavaksi?
- Jos haluat kuulla tarkemmin HubSpotin käyttöönotosta tai sparrailla järjestelmän soveltuvuutta tarpeisiisi, ota meihin yhteyttä!
- Voit myös tutustua maksutta suoraan HubSpotin ilmaisiin työkaluihin. Voit tehdä sen kaikessa rauhassa, sillä kyseessä ei ole kokeilujakso, vaan saat palvelut käyttöösi pysyvästi.
- Jos HubSpotin käyttöön liittyvät vinkit kiinnostavat laajemmin, kannattaa liittyä HubSpot-vinkit -sähköpostilistallemme, jolloin saat meiltä postia n. kahden viikon välein.
